Digitális elkötelezettség mérés, átfogó cselekvési terv. Egy cég, ahol csak a felmérést közel négy hónapig készítették elő, 1970 plakát segítette a tájékoztatást és 30 tablet a kutatás felvételét. Az Aon Magyarország csapata az eredményeket 33 alkalommal mutatta be közel 500 vezetőnek. 

Hogyan indult az elkötelezettség mérés a SPAR Magyarországnál?

2015 óta egész Magyarországon csillapíthatatlanul nagy probléma a gazdaságban a munkaerőhiány, mennyiségi és minőségi szempontból is – kezdi a beszélgetést Szijjné Kállai Ildikó, a SPAR Magyarország HR vezetője. Nyilván a keresleti piac magával hozza az elvándorlás növekedését, ami különösen jellemző a kereskedelemre és így volt ez a SPAR Magyarországnál is. Két-három évvel ezelőtt már nagy volt a fluktuáció. 2017-ben elindult egy fluktuáció-kezelő projekt a vállalatnál.  Ezt vittük tovább 2018-ban, amikor én a céghez érkeztem. Mindenképpen azt gondoltuk, hogy ennek a problémának a mélyére kell néznünk.

A SPAR Magyarországnál több szervezet is van. A boltok mellett a logisztika, a bicskei központ, a húsüzem is nagy szervezeti egységek. Hol volt a legégetőbb a munkaerőhiány?

Először a boltokban és a logisztikán éreztük nagyon, de 2018 tavaszán-nyarán a központban is meg kellett küzdenünk a speciális munkakörökben a munkaerőhiánnyal. Gyakorlatilag azt éreztük, hogy minden üzletágunkban van olyan probléma, amit kezelni kell. Így jött az az ötlet, hogy a konszern szabályoktól eltérően egy évvel előrébb hozzuk az elkötelezettség mérést. Ki is írtuk erre a meghívásos tendert 2018 tavaszán, ekkor került képbe az Aon Magyarország. Arra gondoltunk, hogy szükség van a vállalat méretéből, súlyából és komplex szerkezeti struktúrájából adódóan egy olyan megbízható és stabil cégre, aki ezt az egészet át tudja látni. Közel 13.500 munkatársról, négy nagy divízióról beszélünk, ahol még a hálózat is tovább bomlik szupermarketre és az INTERSPAR üzletekre. Összesen közel 400 üzletünk van az országban.

Miért esett éppen az Aonra a választás?

Az Aon nagyon komplex rendszert vázolt fel – folytatja Ildikó. Nagyon nagy volt a bizalmunk az első pillanattól kezdve, hogy ez a cég lesz az, ahol a tanácsadók a tudás és a módszerek a birtokában vannak, régóta csinálják és biztos, hogy át tudják látni a mi szervezeti struktúránkat.

Hogyan kezdődött el a közös munka?

Ami nekem nagyon meghatározó volt – veszi át a szót Ligety Sára, az Aon Magyarország  Elkötelezettség Fejlesztés Üzletágának vezetője, hogy a cég bevállalta azt, hogy az elkötelezettség-mérést digitális platformra helyezik, amivel nagyon nagy példát tudnak állítani sok cégnek, hiszen ezzel a döntéssel a környezettudatosságot is erősítik. Ez fontos pont volt, hogy a fizikai munkaerőt, vagy a boltokban, a pultok mögött álló kollégákat hogyan tudjuk úgy megkérdezni négyszáz helyszínen, hogy mindenkinek legyen lehetősége elmondani a véleményét.

Nagyot kockáztattunk – folytatja mosolyogva Szijjné Kállai Ildikó, mert amikor megkérdeztük a kollégákat 2018-ban, hogy az offline vagy az online kitöltésnek örülnének jobban, 50-50% állt az egyik és a másik mellett. Végül úgy döntöttünk, hogy megpróbáljuk. Nekünk ez egyben egy teszt is volt, hiszen a jövőben el kell mozdulni a digitalizáció irányába.

Büszkék is vagyunk rá, hogy bár a kollégák korábban nem kaptak külön oktatást az online kérdőív kitöltésére, így is 79%-os részvételi arányt sikerült elérni, ami a magyar átlag fölött van.

Hogyan nézett ki az elkötelezettség mérés a gyakorlatban?

Négy hónapig készítettük elő a kutatást – feleli Ildikó. A személyzet-fejlesztéstől az értékesítésen, a logisztikán, a húsüzemen és a központi egységeken keresztül mindenki együtt dolgozott ezen. Az ügyvezetés és a legfelsőbb vezetés is mellénk állt.

Ez tényleg csapatmunka volt – veszi át a szót Sári. Bevontuk a kommunikációt, a marketinget és az IT-t is. Az előkommunikációban az volt a cél, hogy mind a 13.500 kolléga legalább egyszer személyesen hallja, hogy miért fontos az, hogy elmondja a cégről a véleményét. Vízesés-szerűen mentünk vezetői szinttől egyre lejjebb. Nagyon sok vezetői tájékoztatót tartottunk, összesen 1970 plakát volt a teljes hálózatban, a belső újságba, a SPAR híradóba készült cikk a kutatásról és a vezetőkön keresztül személyes tájékoztatókon is részt vettek a kollégák.

Végül éppen a kollégák nyugtattak minket, hogy ne aggódjunk, ki fogják online is tölteni a kérdőívet, hiszen ma már szinte mindenkinek van okostelefonja, tudják használni, aki pedig nem tudja, azt majd a többiek segítik – mondja mosolyogva Ildikó. Az értékesítésnél 10.000 kolléga dolgozik, akiknek erre lehetőséget biztosítottunk és az időközben kifejezetten erre a projektre beszerzett további tabletek is nagy segítséget jelentettek, sokan éltek is lehetőséggel.

Igen, nagyon jó volt azt tapasztalni, hogy a boltvezetők felajánlották a gépüket a kérdőív kitöltésére és persze az is segítette a zökkenőmentes adatfelvételt – veszi át a szót Ligety Sára, hogy volt egy call center, amit a kollégák, ha bármi probléma, kérdés felmerült, fel tudtak hívni. Mindenki személyesen kapott meghívót a kitöltésre - persze nem névre szólóan, mert anonim volt a kitöltés -, de mindenki kapott egy saját meghívót, amiben le volt írva, hogy hol, mikor, hogyan tudja kitölteni a kérdőívet.

Szijjné Kállai Ildikó, a SPAR Magyarország HR vezetője

Milyen munka indult meg aztán az eredmények ismeretében a SPAR Magyarországnál?

Az első eredményeket novemberben kaptuk meg az Aontól – válaszolja Szijjné Kállai Ildikó. Ekkor elindult az eredmények kommunikációja ugyancsak vízesés-szerűen. Elkezdtük az ügyvezetésnél, aztán jött a felsővezetői kör, a középvezetői kör, egészen a boltvezetői szintig, nagyon sok kommunikációs tréninget vittek Sáráék. Ez nagyon fontos része volt a stratégiának.

Jó volt azt látni, hogy a vezetők ennyire komolyan vették a feladatukat – feleli Ligety Sára. Az értékesítésben van olyan vezető, akivel már kilencszer találkoztunk az indulás óta. Ez a hozzáállás nagyon ritka. A közel négyszáz boltvezetővel is már a harmadik alkalommal találkozunk azért, hogy az ő szerepüket erősítsük. Ez azért is volt fontos, hogy támogatást kapjanak a boltvezetők mind a kommunikációhoz, mind a további akciótervek elkészítéséhez, hogy ezt magabiztosan tegyék. Azt fontos látni, hogy minden szervezet külön visszajelzést kapott. Ahol volt legalább tíz válaszadó, ott mindenki a saját eredményét kapta

A munka gondolom az eredmények ismeretében indult be igazán.

Így van! – mondja Ildikó. Az eredményekről az ügyvezetés beszélt először. Fontos volt, hogy hitelesen mondjuk el az eredményeket és lássa minden kolléga, hogy az ügyvezetés is beleáll a helyzetbe. A legnagyobb félelem az elkötelezettség méréseknél mindig az, hogy hiába mondják el a véleményüket a munkavállalók, úgysem foglalkozik majd senki sem vele. Megcsináljuk és nem fog történni semmi. De nem így történt. Minden szinten mélyen foglalkozunk a feladatokkal.

A komoly munka először is az akciótervek összeállításával kezdődött. Azt láttuk egységesen, hogy melyek azok a fő területek, amelyek minden divízióra érvényesek. Ilyen volt a munka-magánélet egyensúly javítása, a folyamatok fejlesztésére való igény, vagyis hogyan tudunk egyre hatékonyabban dolgozni. Mi egyébként azt gondoljuk, hogy a folyamatok fejlesztésével tudjuk azt elérni az üzletekben, hogy kisebb lesz a leterheltség. És ez nálunk azért sem egyszerű történet, mert nem standardizáltak a boltjaink, a 8 főstől a 120 főig mindenféle méretben vannak boltjaink, nem lehet teljesen egységes folyamatokat kialakítani.

Amikor a hálózatban bemutattuk az eredményeket, összegyűjtöttük azokat a vezetői dilemmákat, amelyre továbbra sem tudták a választ, hogy ezt hogyan oldják meg. Erre készítettünk egy "étlapot", amiben a már meglévő jó gyakorlatokat mutatjuk be, amiből ötletet meríthetnek a boltvezetők saját helyi szintű problémáik megoldására.

És itt fontos beszélni arról is, hogy a cégnél a személyzetfejlesztési osztályon ez a projekt kiemelt szerepet kapott, van egy olyan kis csapat, aki rajta tartja a szemét a folyamaton és aki dedikáltan az elkötelezettség méréssel foglalkozik a SPAR-nál. 

Igen, nagy a szervezet, sok a munka még – veszi át a szót Szijjné Kállai Ildikó. A hálózatban például menet közben is alakultak a dolgok: miután Sáráékkal egyeztettünk, megnéztük az üzleti eredmények és az elkötelezettségmérés korrelációját. Az üzleti adatokban sok olyan mutató van (betegnapok száma, fluktuáció, forgalmi adatok), amelyre egyébként is van adata a HR-nek, ezt összekötöttük az elkötelezettség méréssel.  Nagyon örültünk, hogy „megérkezett” az üzenet a kollégákhoz. Egyértelműen látszott, hogy ahol az elkötelezettség magasabb szintű, ott általában az üzleti eredmények is magasabb szintűek.

Mondok egy példát. - veszi át a szót Ligety Sára. Egy átlagosan száz fős INTERSPAR-nál ha az együttműködésen tudunk javítani, akkor egy egyszázalékpontos növekedés is már 23 nappal csökkentené a betegszabadságok számát egy üzletben. Ez pedig a munka-magánélet egyensúlyra is kihat: ugyanis minél többen nem jönnek be dolgozni, annál több munka hárul a többi, üzletben dolgozó kollégára, és a leterheltség kihat az elkötelezettségre is. Ilyen pici dolgok is számítanak.

Ligety Sára, az Aon Magyarország  Elkötelezettség Fejlesztés Üzletágának vezetője

 Azt látjuk és tudjuk, hogy a boltvezetők szerepe kulcsfontosságú. Mind az eredmények, mind a munkaerő megtartásában. És arról is beszélnünk kell, hogy a szakmai fejlődés tényezője például a SPAR-nál a magyar átlag felett van. Ezt el is ismerik a kollégák, hogy itt van lehetőség a fejlődésre.

Bizony, nem csak azt szerettük volna megtudni, hogy hol nyom a cipő, hanem azt is, hogy miért büszkék erre a cégre, miért vannak itt kollégák már 10-15-20 éve. - veszi át a szót Ildikó. És az derült ki, hogy nagyon szeretik a kollégák, hogy van fejlődési lehetőségük, van arra is példa, hogy valaki pénztárosként kezdi és néhány éven belül boltvezető lesz. Szeretik a családias hangulatot és fontos volt még a szavahihetőség: ha valamit ígér a szervezet, azt be is tartja.

Zajlik egy másik, érdekes munka is az Aon Magyarország és az SPAR Magyarország között: az úgynevezett exit projekt, amikor kifejezetten a kilépő dolgozókkal foglalkoztok. Mi a célotok a kilépők élményének mérésével?

Az exit interjúkkal 2017 őszén kezdett el foglalkozni a cég – kezdi Ildikó. Aztán ahogy 2018-ban elindult az elkötelezettség mérés, ezt megpróbáltuk összehangolni. Szerettük volna megtudni, hogy aki elhagyja a céget, az miért teszi.

És esetleg visszajön-e később…

Meglepő az ilyen irányú elköteleződés a vállalat mellett. A kilépő munkavállalók 63%-a pozitívan távozik a szervezettől, szívesen ajánlja ismerősei és barátai, rokonai körében.  Közel fele szívesen vissza is térne, ha egyes körülmények változnának. Tény és való, hogy az üzletekben dolgozni fizikailag megterhelő és a kereskedelemben hétfőtől vasárnapig van a nyitvatartás, ami különösen a hölgyek esetében, számos élethelyzetben nehezen vállalható.  

Ez a kilépő felmérés jó szemléletformálás abban, hogy ne úgy gondoljunk a kilépő kollégákra, hogy ők úgysem jönnek többet ide – veszi át a szót Sári. Nagyon jól látszik az elkötelezettség mérésből, hogy két tipikus kilépője van a szervezetnek: az egyik a munka-magánélet egyensúly kérdése, a megterhelő fizikai munka. Ezen dolgozunk, hogy hogyan lehet ezt javítani. A másik pedig az az arány, amit Ildikó is mondott, a szakmai fejlődés. Azt látjuk, hogy különösen a fiatal új belépő kollégák azok, akik adott esetben extrém gyors szakmai előrelépést szeretnének elérni – néha néhány hónapon belül -. A szakmai fejlődési lehetőségre rendkívül sok alkalmat kínál a cég, az alapokat viszont mindenkinek el kell sajátítania. Emiatt azonban a cég nem szeretné elveszíteni a kollégákat, így a jövőben különösen kiemelten fog foglalkozni a mentor-programmal. Ami szerintem nagyon fontos, hogy ritka az ma Magyarországon, hogy egy cég ennyire tudatosan gondolkodjon a teljes munkavállalói élmény mentén.

Melyek voltak a közös munkában a meghatározó pillanatok?

Számomra fontos és megnyugtató pillanat volt, amikor megtaláltuk az Aont. Mert akkor azt gondoltuk, hogy oké, most már jó kezekben vagyunk – mondja Ildikó nevetve. Az Aon fiatal, tehetséges csapat, akik elkötelezettek a saját szakmájuk iránt. Majd azt is megtapasztaltuk, hogy milyen káprázatos profizmussal dolgoztok. Sokat tanultunk tőletek projekt managementből.

Meghatározó pillanat volt még számomra az, amikor eldöntöttük, hogy online lesz a kérdőív kitöltése, kockáztattunk, de nagyon jól sikerült. Nagyon komoly szakmai feladat volt a kérdőív összeállítása, ugyanis minden szakmai területen ugyanazt a kérdőívet akartuk lefuttatni, tehát nagyon nem volt mindegy, hogy milyen kérdések szerepelnek benne. Strukturáltan kellett gondolkodnunk, hogy arra kapjunk választ, amire kíváncsiak vagyunk.

És meghatározó volt az is, amikor megkaptuk az eredményt és az ügyvezetés mellénk állt. Támogattak abban, hogy ezzel foglalkozzunk, látták a súlyát ennek és folyamatosan részt vesznek a részeredmények kommunikálásában a munkavállalók felé. Tehát betartják ígéretüket: dolgozunk a megoldásokon.

Fontos volt, hogy nem csak az ügyvezetés és a felsővezetés, hanem a középvezetés is érezte a felmérés súlyát. Megértették, hogy ha ezzel foglalkozunk, több esélyünk van jól kezelni a munkaerőpiac nehézségeiből adódó helyzetet.

Most járunk a régióvezetői értekezletekre, ahol régiónként találkozunk a boltvezetőkkel. Ezek az értekezletek korábban túlnyomó többségben az eredményekről, a számokról, az elvárásokról szóltak. Az idei évben azonban kiemelkedő szerepet kap az elkötelezettség méréssel és annak eredményeivel illetve az ezekből adódó további feladatokkal való foglalkozás. Sokat beszélgetünk a humán faktorokról.  És ez a résztvevők visszajelzései alapján is önmagában már egy  élmény.

Nekem az egyik meghatározó pillanatom az eredmények ismertetésénél az ügyvezetés bevonása volt – kezdi Sári, akik a tervezett egy óra helyett két és fél órát szántak ránk és nagyon odatették magukat, hogy megértsék az eredményeket. A másik egy kommunikációs workshopon volt, amikor az egyik régióvezető azt mondta az összes boltvezető előtt, hogy öröm megtapasztalni azt, hogy egy olyan szervezetben van, ahol párbeszédnek helye van, ahol elmondhatják a véleményüket és erre a szervezet odafigyel. Ebben pedig teljesen más minőségben vannak ott a vezetők, más a szerepük és ezt neki nagyon nagy élmény megtapasztalni. Mi az Aon-nál mindig a folyamatos párbeszéd fontosságát hangoztatjuk és amikor ezt egy vezetőtől hallom vissza, ez nekem egy igazi, meghatározó pillanat. 

Fotó: Bulla Bea